Tietosuoja
TIETOSUOJASELOSTE
Pvm: 29.2.2024
Viite: Eu:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR)
Rekisterinpitäjä
Nimi: Evijärven 4H-yhdistys
Osoite: Viskarinaukio 3
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Nimi: Hanna Honkaniemi
Osoite: Viskarinaukio 3
Puhelin: 040-5413873
Sähköposti: hanna.honkaniemi@4h.fi
REKISTERIT:
1. Palkat ja työllistäminen
2. Hautausmaan hoitohaudat ja asiakkaat
3. 4H-yritykset
4. Työsopimukset ja työtodistukset
5. Jäsenrekisteri
6. 4H-yhdistyksen hallitusten kokousten pöytäkirjat ja hallitusluettelot
Tiedot rekistereistä:
-Rekisterin nimi
-Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus
-Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät
-Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja (tarvittaessa ryhmittäin):
-Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet
-Säännönmukaiset tietolähteet (mistä tiedot saadaan)
-Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin nimi:
1.PALKAT JA TYÖLLISTÄMINEN
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus:
- Palkanlaskennassa tarvittavat henkilötiedot.
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät:
- Henkilötunnus, osoite, tilinumero, puhelinnumero, sähköposti.
- TET-työntekijät, työvoimatoimiston välittämät henkilöt, 4H-kotipalvelutyöntekijät, koulujen harjoittelijat, kerhonjohtajat
Tietojen säilytysaika ja/tai säilytysajan määräytymisperusteet:
- 5 vuotta
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Työllistetyltä itseltään tai taustataholta, kuten oppilaitokselta tai työvoimatoimistolta.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
- 4H-liiton palkanlaskija, sekä työntekijä itse
Rekisterin nimi:
2. HAUTAUSMAAN TIEDOT
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus:
- Haudanhoitokuluista laskuttaminen, hautojen paikantaminen ja hoito
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät:
- Osoite, nimi, puhelinnumero, sähköposti, sukulaisuussuhteet, haudanhoitomaksujen maksajat, nimet hautakivessä ja kivien paikat
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet:
- Asiakkuuden ajan, sekä 5 vuotta sen jälkeen
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Asiakas itse
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
- Vainajan omaiset, edunvalvonta
- Hautakivien nimet ja paikat hautausmaatyöntekijälle
Rekisterin nimi:
3. 4H-YRITYSTEN ASIAKIRJAT
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus:
- Yritystulon siirto, yrityksen perustaminen ja hoito, sopimukset, vakuutukset
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät:
- Nimi, puhelinnumero, tilinumero, osoite, sähköposti, yritysohjaaja
- 4H-yrittäjät ja alaikäisten yrittäjien vanhemmat sekä yritysohjaajat
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet:
- 4H-yrityksen toiminnanajan ja sen jälkeen 10 vuotta
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Työntekijä itse, vanhempi ja yritysohjaaja
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
- Työntekijä itse, vanhemmat, verottaja
- Asiakkaille nimi ja puhelinnumero sekä sähköposti
Rekisterin nimi:
4. TYÖSOPIMUKSET JA -TODISTUKSET
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus:
- Yhdistyksen pakollisia virallisia asiakirjoja
- työnantajavelvoitteet
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät:
- Nimi, syntymäaika, osoite, puhelinnumero, sähköposti, tilinumero
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet:
- työsuhteen ajan ja sen jälkeen 10 vuotta
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Työntekijä itse
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
- Työntekijä itse, oppilaitos, työvoimatoimisto
Rekisterin nimi:
5. JÄSENREKISTERI
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus:
- Lakisääteinen yhdistysrekisteri
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät:
- Nimi, osoite, syntymävuosi
- Yhdistyksen jäsenet
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet:
- 50 vuotta
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Yhdistyksen jäsenet itse
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
- 4H-liiton jäsenrekisteri
Rekisterin nimi:
6. HALLINNON PÖYTÄKIRJAT JA HALLITUKSET
Rekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käyttötarkoitus:
- 4H-Toiminnan dokumentointi ja historia
Rekisterin tietosisältö, rekisteröityjen ryhmät ja henkilötietoryhmät:
- Nimi, osoite, henkilötunnus, sähköposti, puhelinnumero
- Hallituksen jäsenet
Tietojen säilytysaika ja tai säilytysajan määräytymisperusteet:
- 50 vuotta
Säännönmukaiset tietolähteet:
- Hallituksen jäsenet itse
Tietojen säännönmukaiset luovutukset:
- Nimi ja toiminta-aika hallituksessa voidaan ilmoittaa
Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle:
- Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet
- Tietoja säilytetään teknisesti suojattuina. Fyysinen pääsy tietoihin on estetty lukitusten sekä muiden turvatoimien avulla. Rekisteritietoja pääsevät käsittelemään ainoastaan rekisterinpitäjän nimeämät henkilöt. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Tarkastusoikeus ja tietojen oikaiseminen
- Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi päivittää ja muuttaa omia tietojaan ja vaatia, että virheelliset tiedot oikaistaan.
- Tarkastus-, muutos- ja korjauspyynnön voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva pyyntö edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Oikeus kieltää tietojen käyttö ja oikeus peruuttaa suostumus
- Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen.
- Tietojen käyttökieltoa koskevan vaatimuksen / aiemmin annetun suostumuksen peruuttamisen voi tehdä toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu asiaa koskeva ilmoitus edellä mainitulle rekisteriasioiden yhteyshenkilölle.
Valitusoikeus
- Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan Eu:n tietosuoja-asetusta.